Kom igång i din klubbstyrelse
Grattis, du sitter i en klubbstyrelse!
Här nedan hittar du lite tips för hur ni får arbetet i klubbstyrelsen att fungera så bra som möjligt. Som vi brukar säga: Om du inte är med i Fältbiologerna missar du halva livet, och om du inte är förtroendevald missar du halva Fältbiologerna.
Livet som förtroendevald
Som klubbledamot är du en del av Fältbiologernas ryggrad. Om du har förkunskaper från att ha suttit i styrelser tidigare så kommer nog mycket att kännas likt. Om du inte har det, är vi desto gladare att du valt din första uppgift, och du har många sätt att lära dig: Detta dokument och övriga guider, andra medlemmar i din klubb, Fältbiologernas kurser och workshops (fysiska och digitala), anställda verksamhetsutvecklare och de uppsjöar av tips för föreningsaktiva som finns på internet och i böcker.
Ni som sitter i styrelsen har fått det roliga uppdraget att leda er klubb tillsammans! Som du vet så kan ju alla grupper fungera bra eller mindre bra. Det finns många småsaker att göra för att ge styrelsen en bra start.
Börja med att bestämma när ni ska ha er första träff i den nya styrelsen!
Den nya styrelsens första möte
Här kommer några punkter som ni kan gå igenom på ert första möte! Ni anpassar såklart detta om ni har behov av att prata om andra saker än vad som står här. Ett tips är att ses fysiskt om ni kan – det är ofta bättre för gruppen.
Om inte alla redan känner varandra, gör gärna någon lära-känna-lek, namnrunda eller nåt annat som känns gött.
När ni nu kommer igång som styrelse så finns det framförallt två viktiga saker som bestämmer vad ni ska göra: Dels klubbens verksamhetsplan, och dels styrelsemedlemmarnas lust och pepp!
Gå igenom det tillsammans, t ex såhär:
1. Personliga förhoppningar för året
Läs upp denna fråga: “Det är nu klubbårsmöte ett år in i framtiden. Vi berättar för medlemmarna allt som vi har gjort under året, och det känns som att vi har gjort ett riktigt lyckat år i klubben. Vad är du mest stolt över att vi har gjort?” Gå en runda, alla i styrelsen får turas om med att svara på frågan. Skriv ner svaren!
2. Verksamhetsplanen
Gå igenom verksamhetsplanen, det som ert senaste årsmöte eller uppstartsmöte bestämde att ni ska göra. Kolla av om den är tydlig och begriplig för alla, och förklara det som behöver förklaras.
3. Börja göra en årsplanering/årshjul
Om ni vill kan ni göra en skiss på en årsplanering. Börja med att sätta ut de datum som ni inte kan påverka: Finns det några viktiga datum, t ex för riksaktiviteter som ni tänkt åka på? Vilken månad passar det bäst att ha den där naturvandringen? Kommer det tas några viktiga politiska beslut under året som ni vill påverka? Sen när ni satt ut dessa datum som hållpunkter, lägg in allt annat. Kom ihåg att det är viktigt att den som ska genomföra en viss aktivitet får bestämma när och hur något ska göras. Här kan ni se ett exempel på årsplanering/årshjul.
4. Uppgifter, roller och ansvarsområden i styrelsen
Bestäm vem som ska göra vad! Fördela mellan er, se till att de flesta uppgifter inte hamnar på en och samma person, och uppmuntra gärna varandra att prova uppgifter som de inte har gjort tidigare. Är det något som känns svårt? I så fall, kan ni hjälpa varann med de sakerna, eller behöver ni ta hjälp utifrån? Vem kan ni fråga då?
I en styrelse finns det lite olika uppgifter och roller en kan ha. Här hittar du information om förtroendeuppdrag på lokal nivå.
(5. Konstituerande möte: beslut om firmatecknare och andra viktiga roller)
Om klubben har (eller vill ha) ett bankkonto eller söka om pengar behöver ni utse firmatecknare. Att vara firmatecknare betyder att man har rätt att skriva på papper i föreningens namn såsom bankblanketter eller avtal.
Att utse firmatecknare gör ni med ett konstituerande möte. Konstitution (eller att konstituera) betyder ungefär samma sak som grund; att man lägger grunden för hur styrelsen ska fungera och vilka roller ni ska ha.
På det konstituerande mötet är det även bra att ta ett formellt beslut om vem som är exempelvis kassör och ordförande och skriva ner det i protokollet, så att banken tycker att det är tydligt hur föreningen fungerar. Mall för ett konstituerande protokoll hittar ni i mappen Ekonomi i kunskapsbanken.
Om klubben inte planerar att skaffa bankkonto eller hantera pengar är det inte så viktigt med ett formellt konstituerande möte. Men ni kan såklart ha det ändå om ni vill ha ett nedskrivet beslut på vem som ska ha vilken roll i styrelsen.
6. Boka in ett nytt möte
När ska ni träffas igen? Vill ni träffas regelbundet i hela styrelsen, eller vill ni dela upp er i olika arbetsgrupper efter ansvarsområden?
7. Utcheckning
Hur tyckte ni mötet gick? Något som ni vill tänka på att förbättra till nästa möte?
Överlämning från en gammal till ny styrelse
Om det finns personer som nyligen har avgått från klubbstyrelsen, så har de ofta en massa kunskap och erfarenheter om att driva klubb. Ni kanske vill ha en längre överlämning där ni pratar massa, eller bara en kortare genomgång. Några saker som en överlämning kan innehålla är:
- Grundläggande föreningskunskap
- Tips och erfarenheter från hur klubbens förra verksamhetsår gick
- Överlämna lösenord till klubbens mailadress
- Skriva på papper för att lämna över tillgång till eventuella bankkonton?
- Skriv gärna ner alla bästa tips som ni vill ha med i och spara dem i ett dokument – Om ett år när verksamhetsåret är över, kan ni uppdatera texten med lärdomar som ni har gjort, och lämna vidare den till den nya styrelsen.
Börja med det som känns roligast!
Målet för styrelsen och klubben är ju att ha bra aktiviteter och verksamhet, och det är det viktigaste! Sen finns det ju många saker att göra i en styrelse som är medel för att uppnå målen: Starta bankkonto och fixa organisationsnummer, skriva protokoll, sköta ekonomin och mycket mer.
Som ideellt aktiv så har man ju ofta begränsat med tid, så ofta finns det mer grejer man skulle kunna göra än vad man faktiskt hinner med. En bra tumregel är: börja med det som känns roligast!
Vanliga frågor om klubb
Här hittar du de vanligaste frågorna om klubbar och aktiviteter. Till exempel: Vad gör vi om verksamhetsplanen känns för ambitiös?, Behöver vi göra protokoll för våra styrelsemöten? Hur hjälper jag nya styrelsemedlemmar att känna sig involverade i styrelsen? Vilka skyldigheter har en styrelse m.m
Är det något som saknas här? Bidra gärna till kunskapsbanken! Läs mer i vår guide hur du gör för att bidra.
Du kan såklart också bara maila med material och tips på ändringar 🙂