Klubbårsmöte med Uppsala Fältbiologer 2019

Att arrangera klubbårsmöte

Att hålla klubbårsmöte

En demokratisk förening måste minst en gång om året kalla alla medlemmar till ett årsmöte för att gå igenom allt som styrelsen gjort under året och besluta om vad som ska ske framåt. Det är också under årsmötet som medlemmarna väljer vilka som ska få utgöra klubbens styrelse och därmed ha det största ansvaret för klubben under året. Arbetsgången är som följer:

 

☐ Bjud in alla klubbens medlemmar

 

☐ Skriv ett protokoll över vad ni bestämmer under mötet.

 

Signera protokollet och skicka in till riks

 

Inte svårare än så! Allting kan även skötas digitalt i klubbens eBas.

Du kan alltid be riksföreningen om hjälp med att arrangera årsmötet. Du kan få vägledning, tips och hjälp av någon som kan vara mötesordförande.

Mallar till klubbårsmötet

Nedan finns alla mallar som klubben kan tänkas behöva för att hålla sitt årsmöte.

Årsmötets uppbyggnad

Årsmötets tre delar listas nedan med tillhörande punkter punkter på dagordningen.

hexagon icon

1. Formalia

chevron icon chevron icon

Det här är inledningen på mötet där deltagarna bestämmer om mötet är giltigt, vilka som har rösträtt, vilka som ska leda mötet, skriva protokoll och så vidare. Reglerna kring allt detta finns i klubbens stadgar.

 

Punkter som hör hit är:

  • Mötets öppnande
  • Beslut om mötets giltighet
  • Val av mötets ordförande
  • Val av mötets sekreterare
  • Val av minst en person att granska (justera) protokollet efter mötet och vid behov räkna röster
  • fastställande av röstlängd (lista av närvarande med rösträtt)
  • fastställande av dagorndning

 

Här kan det även vara bra att på ett pedagogiskt sätt gå igenom hur årsmötet går till och vilka som kan lägga förslag. Ifall klubben vill ha ett yrkandestopp, dvs. en tidpunkt då inga nya förslag får komma in så att omröstning kan förberedas är det lämpligt att berätta om det här.

hexagon icon

2. Året som gått

chevron icon chevron icon

Här berättar styrelsen för medlemmarna hur de har arbetat under året. Styrelsen går även igenom vad som har hänt i föreningen under året och hur föreningens pengar har använts. Efter det är det revisorns tur att berätta hur den tycker att styrelsen har skött uppdraget och ifall det finns några förbättringsområden.

 

Mötet ska sedan besluta om styrelsen ska få ansvarsfrihet för året som gått. Ansvarsfrihet betyder att medlemmarna godkänner att styrelsen har agerat på ett ansvarsfullt sätt och att de därför inte kan hållas personligt ansvariga för eventuella ekonomiska eller juridiska problem som föreningen kan ha haft under året som gått.

 

Punkter som hör hit är:

  • Redovisning av förra årets verksamhet
  • Redovisning av förra årets ekonomi
  • Revisorernas redovisning av förra årets arbete
  • Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
hexagon icon

3. Året som kommer

chevron icon chevron icon

Den tredje delen av mötet handlar om att bestämma vad ni ska göra i föreningen under det kommande året. Här bestämmer ni vad ni ska göra i föreningen och vad ni ska använda era pengar till. Här finns också möjlighet att diskutera och fatta beslut om förslag som medlemmar har lämnat in. Det är viktigt att planerna för året känns storslagna med inte allt för detaljerade så att styrelsen kan planera på ett klokt sätt.

I den här delen av mötet väljer ni dessutom vilka som ska vara föreningens styrelse och revisor under året. Om föreningen ska ha en valberedning väljer ni även den.

 

Punkter som hör hit är:

  • Beslut om förslag från styrelse och medlemmar (propositioner och motioner)
  • Beslut om verksamhetsplan
  • Beslut om budget
  • Val av årets styrelse
  • Val av revisor
  • Val av valberedning
  • Mötets avslutande

Hjälp med årsmötet

 

Letar du efter någon som kan vara ordförande för årsmötet eller sprungit in i något byråkratiskt eller tekniskt krångel? Du kan alltid höra med riksföreningen för hjälp.

 

KONTAKT

 

 

 

<< Foto: Adrian Trost