Att arrangera klubbårsmöte

Det första som behöver göras är att läsa igenom klubbens stadgar. Där står grundläggande information om när kallelsen till mötet senaste ska ut, när mötet senast behöver äga rum osv. 

Något av det första som bör göras är att bestämma var och när ni ska ha ert klubbårsmöte. Enligt standard-stadgarna ska kallelsen gå ut till medlemmar minst 14 dagar före mötet äger rum för att årsmötet ska vara giltigt. Men det kan vara bra att bestämma ett datum längre fram så ni hinner planera allt som ska förberedas innan mötet (se nedan). Årsmötet ska ske innan den 30 april. 

—
Det är kul om klubben har någon aktivitet i samband med sitt årsmöte, men det är absolut inget krav. Om ni behöver hjälp att hitta någonstans att vara, kontakta gärna Studiefrämjandet på er ort och se om ni kan få vara i någon av deras lokaler. Det går även bra att ha årsmötet digitalt.

Klubben behöver redovisa vad de har gjort under föregående år. Det gäller både verksamhet och ekonomi. 

• Ekonomin behöver sammanställas, det görs enklast i detta dokument. Ni fyller i hur mycket pengar ni fått in och hur mycket pengar ni har gjort av med. Detta dokument kallas för bokslut. 
• Ni behöver skriva en kort verksamhetsberättelse. I verksamhetsberättelsen berättar ni vad ni har gjort under året. Det kan vara i punktform. Skriv gärna specifikt vad, till exempel: Vi hade inventering i Tyrestaskogen i mars istället för: “Vi har haft några aktiviteter”. Även planeringsmöten och diskussionsträffar kan tas med här.

• Ni behöver ta kontakt med er revisor och skicka den ekonomiska sammanställningen (bokslutet, se punkten ovan) och verksamhetsberättelsen till denne. Om revisorn frågar ska ni även skicka över alla kvitton (tänk på att spara dem under årets gång!) och styrelsemöteprotokoll (om ni har några).
  —-
• Skicka också med mallen för revisionsberättelsen så kan revisorn bara fylla i och maila tillbaka den till er. Revisorn kommer att gå igenom allt och sedan skriva en sk. revisionsberättelse. Denna revisionsberättelse, tillsammans med bokslutet och verksamhetsberättelsen kommer ni sen ladda upp som bilagor till årsmötet på eBas (mer om det under fliken Efter mötet).
  —
• När ni hör av er till revisorn, passa på att fråga om denne kan tänka sig att vara revisor för klubben ett år till. Då vet ni tidigt om ni behöver lägga tid på att hitta någon ny revisor och ni har också tid att vända er till kansliet för hjälp att hitta en ny.

För att klubben ska fortsätta existera behöver det finnas minst tre stycken som vill leda klubben och sitta i klubbens styrelse. Det är därför bra om det tidigt kollas upp vilka som kan tänka sig att sitta kvar (och som inte blir fossiler) som styrelsemedlemmar så att en vet om det behöver läggas in en extra växel för att hålla klubben levande.

—-

Det går ju dock såklart alltid bra att få in nya personer till styrelsen inför årsmötet även om ingen hoppar av. Blir ni många kan ni bara dela upp arbetet.
—-

• Om ni märker att styrelsen ser ut att få färre än tre medlemmar – kontakta gärna andra medlemmar i klubben och kolla om de vill gå med i styrelsen.
  —-—-
• Har ni inte redan frågat revisorn enligt ovan om hen vill sitta kvar som revisor, behöver ni också göra det.
  —-
• Om flera från nuvarande styrelse kommer avgå, planera gärna in en liten genomgång/överlämning med några från den nya klubbstyrelsen.
  —-—-

Obs! Har klubben en valberedning är det främst valberedningens jobb att hitta nya medlemmar till styrelsen.

Klubbens medlemmar behöver bli informerade om när årsmötet är så att de kan planera in att komma och göra sin röst hörd, om de vill det. Därför behöver ni i nästa steg gå ut med en inbjudan till mötet, alltså skicka ut kallelse till alla klubbens medlemmar. Detta gör ni enklast i eBas. Ni får även gärna lägga upp ett evenemang i eBas också så det kommer upp i kalendern på hemsidan.

Vill/kan ingen av er i klubbstyrelsen vara mötesordförande kan ni fråga någon i riksstyrelsen eller från kansliet om de kan vara med fysiskt eller på länk.

Om den sittande klubbstyrelsen vill så kan ni ta fram ett förslag på vad klubben ska hitta på under kommande år. Detta kallas för verksamhetsplan. En budget är en ekonomisk plan som också kan tas fram innan, om ni vill. Där skriver ni hur mycket pengar ni tror att ni kommer få in och göra av med.

Det finns färdiga mallar att använda. Tänkt på att detta är ett förslag som det sen beslutas om på mötet, så ändringar kan göras om medlemmarna vill.

Mall budget
Mall till verksamhetsplan

Det här är inledningen på mötet där deltagarna bestämmer om mötet är giltigt, vilka som har rösträtt, vilka som ska leda mötet, skriva protokoll och så vidare. Reglerna kring allt detta finns i klubbens stadgar.

Punkter som hör hit är:

• Mötets öppnande
• Beslut om mötets giltighet
• Val av mötets ordförande
• Val av mötets sekreterare
• Val av minst en person att granska (justera) protokollet efter mötet och vid behov räkna röster
• fastställande av röstlängd (lista av närvarande med rösträtt)
• fastställande av dagordning

Här kan det även vara bra att på ett pedagogiskt sätt gå igenom hur årsmötet går till och vilka som kan lägga förslag. Ifall klubben vill ha ett yrkandestopp, dvs. en tidpunkt då inga nya förslag får komma in så att omröstning kan förberedas är det lämpligt att berätta om det här.

Här berättar styrelsen för medlemmarna hur de har arbetat under året. Styrelsen går även igenom vad som har hänt i föreningen under året och hur föreningens pengar har använts. Efter det är det revisorns tur att berätta hur den tycker att styrelsen har skött uppdraget och ifall det finns några förbättringsområden.

Mötet ska sedan besluta om styrelsen ska få ansvarsfrihet för året som gått. Ansvarsfrihet betyder att medlemmarna godkänner att styrelsen har agerat på ett ansvarsfullt sätt och att de därför inte kan hållas personligt ansvariga för eventuella ekonomiska eller juridiska problem som föreningen kan ha haft under året som gått.

Punkter som hör hit är:

• Redovisning av förra årets verksamhet
• Redovisning av förra årets ekonomi
• Revisorernas redovisning av förra årets arbete
• Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse

Den tredje delen av mötet handlar om att bestämma vad ni ska göra i föreningen under det kommande året. Här bestämmer ni vad ni ska göra i föreningen och vad ni ska använda era pengar till. Här finns också möjlighet att diskutera och fatta beslut om förslag som medlemmar har lämnat in. Det är viktigt att planerna för året känns storslagna med inte allt för detaljerade så att styrelsen kan planera på ett klokt sätt.

I den här delen av mötet väljer ni dessutom vilka som ska vara föreningens styrelse och revisor under året. Om föreningen ska ha en valberedning väljer ni även den.

Punkter som hör hit är:

• Beslut om förslag från styrelse och medlemmar (propositioner och motioner)
• Beslut om verksamhetsplan
• Beslut om budget
• Val av årets styrelse
• Val av revisor
• Val av valberedning
• Mötets avslutande

Revisorn ska vara oberoende av styrelsen som den ska granska. Det innebär att revisorn inte får:

• vara ledamot i organisationens styrelse, varken förra eller nuvarande året
• vara närstående* till någon i styrelsen, dvs vara gift med (även sambo), förälder, mor- och farförälder, barn eller närstående till barn, syskon, syskons make och barn.
• arbeta med organisationens förvaltning eller bokföring
• vara anställd av organisationen
• stå i skuld till organisationen.
• Revisorn kan dock vara medlem i organisationen.

Ja, för att få pengar från Fältbiologerna till er klubb så behöver ni ha en revisor. Detta är på grund av att MUCF (myndigheten för ungdom- och civilsamhällsfrågor) har regler för de bidrag som de betalar ut. Det är pengarna från MUCF som går till klubbarna, som betalas ut genom riksföreningen. En av reglerna är att lokalklubbarna behöver ha en revisor.

Det är bra om ni vet detta i god tid för mötet, då det ger er tid att försöka få tag på medlemmar. Skicka gärna ut mail och/eller ring klubbens medlemmar för att försöka hitta någon som kan sitta i klubbens styrelse. Ni hittar kontaktuppgifter till era medlemmar på eBas. Vill ni ha andra tips på hur ni får fler medlemmar till er styrelse, hör gärna av er till kansliet!

Ja, skriv att ni inte har haft någon ekonomi (alltså ingen inkomst eller utgift) och skicka de andra dokumenten, alltså verksamhetsberättelsen och eventuella styrelsemötesprotokoll. 

Mötet kan besluta om att bevilja ansvarsfrihet med villkoret att revisorn rekommenderar det i efterhand. Då kan revisorn granska allt i efterhand och skriva sin revisionsberättelse efter att KÅM ägt rum. Var tydlig med i protokollet att det en revisionsberättelse inte finns men att det röstas igenom om ansvarsfrihet med villkoret att revisorn rekommenderat det i efterhand.

Ja, det går jättebra. Ni ska ha tillgång till google meet via er styrelsemail. Där kan ni skapa ett digitalt möte och bjuda in andra, samt dela länk.