Guide – Att arrangera klubbårsmöte

Det är som klubbens födelsedagsfirande. Klubbårsmötet är ett tillfälle för er att tillsammans titta på vad ni har gjort, och planera vad ni helst vill göra nu. Ni går också igenom klubbens ekonomi (om ni har pengar) och väljer vilka personer som ska driva klubben (= vara styrelse).

• Demokrati! Den viktigaste anledningen är demokrati! Årsmöten är en viktig bas i vad som definierar en demokratisk förening. På årsmöten har alla klubbens medlemmar chans att tycka till. Tillsammans pratar ni om året som varit, vad som ska hända i framtiden och vem av er som ska göra vad.
• Lära känna varandra och ha kul! Årsmöten är även ett tillfälle att lära känna nya medlemmar, och göra något roligt tillsammans! Många klubbar brukar kombinera det formella mötet med nån annan aktivitet, till exempel en utflykt eller fikaknytis.
• Ekonomi! En förening behöver ha årsmöten för att kunna få bidrag. När Fältbiologerna söker statsbidrag så grundas det bland annat på hur många klubbar vi har, som har haft årsmöten det året. Ju fler klubbar, desto mer pengar till viktiga och roliga aktiviteter!

☐  Bestäm en tid och plats för årsmötet.

Årsmötet kan vara digitalt. Då kan ni använda er av Fältbiologernas Zoom. Ett annat program som klubbar använder är Discord. För info om hur du använder Fältbiologernas Zoom och om hur Discord funkar, kolla in här: Program för digitala möten.

☐ Bjud in alla klubbens medlemmar till mötet

För att årsmötet ska vara giltigt enligt stadgarna ska medlemmarna få veta tid, plats och vad som ska tas upp på mötet senast 14 dagar i förväg. Det viktigaste är att ni lägger in detta i Fältbiologernas kalender. Detta är nu er kallelse! Ni kan även göra ett mejlutskick och sprida eventet i Fältbiologernas sociala medier, för att lättare nå medlemmar som inte är aktiva än. Kontakta kansliet för inlogg och hjälp med mailutskick! Ha gärna lite framförhållning så att kansliet hinner få ut allt i tid 🙂

☐ Kolla vilka som vill driva klubben nästa år

= vara klubbstyrelse! Vill alla som är styrelsen nu fortsätta? Ni kan också fråga medlemmar som varit med på era aktiviteter, skriva i kallelsen att ni vill bli fler aktiva, göra ett utskick och skriva i Fältbiologernas sociala medier. Eller varför inte fråga den där kompisen som borde bli fältbiolog om hen vill engagera sig?

Om ni har en valberedning så är det valberedningens uppgift att hitta peppade medlemmar. Om ni inte har en valberedning så kan styrelsen göra det. På sidan Förtroendeuppdrag på lokal nivå hittar ni lite beskrivning av vad olika roller i en klubb kan innebära. Om ni vill hitta fler kan ni t.ex göra mejlutskick eller skriva i Fältbiologernas sociala medier, skriv till kansliet (verksamhetsutvecklare@faltbiologerna.se) för hjälp.

☐ Hitta någon som vill vara ordförande för årsmötet.

Om ni vill ha lite guidning genom årsmötet kan ofta någon erfaren fältbiolog eller kanslist vara årsmötesordförande. Kontakta en rutinerad fältbiolog ni känner eller skriv till kansliet.

☐ Om ni vill och hinner: Förbered möteshandlingarna

På ett årsmöte ska man gå igenom några särskilda punkter; såsom verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, budget. De dokumenten kallas med ett annat ord för möteshandlingar. Om ni vill kan ni förbereda de dokumenten i förväg – det är bra att göra om klubben t.ex har haft egna pengar och mycket aktiviteter. Om ni har en revisor, ta kontakt med hen och fråga om hen behöver något särskilt. Ofta vill hen bara få veta lite om hur det gått för klubben, om ni använt pengar och vad de i såna fall gått till. Vill ni förbereda årsmöteshandlingar och vill få tips på hur det kan se ut, kolla in Mallar för klubbårsmöte. 

Om ni inte hinner förbereda årsmöteshandlingar kan ni skriva ihop det på själva mötet istället, antingen som egna dokument eller bara några rader i protokollet.  Anpassa ambitionsnivån till vad som funkar för er klubb 🙂 På sidan Förklaring av dagordningen står det på varje mötespunkt vad man ska göra, t.ex om man inte hinner förbereda årsmöteshandlingar innan utan skriver ihop det på årsmötet.

☐ Ni träffas!

Lär känna varandra och prata om vad ni längtar efter, vad är er vision för klubben den närmsta tiden? Fundera ihop några förslag på aktiviteter och annat som ni vill göra.

☐ Håll mötet!

Ha kul! Diskutera många roliga förslag och planera aktiviteter! Om ni är osäkra på vad alla mötespunkter i dagordningen innebär finns en mer detaljerad genomgång av alla punkterunder Förklaring av dagordningen på klubbårsmötet.Där finns även tips på hur ni kan lösa olika situationer som kan dyka upp.

☐ Skriv ett protokoll över vad ni bestämmer under mötet.

Ett protokoll är viktigt för att andra medlemmar ska kunna läsa vad ni har bestämt, även fast de inte kunde vara med på mötet. Årsmötesprotokoll behövs också när Fältbiologerna söker statsbidrag. Här finns exempel och mallar för klubbårsmöte

☐ Fixa protokollet.

Tre personer som var på mötet ska skriva under protokollet (det kan ni göra digitalt med hjälp av kansliet) och skicka in det till verksamhetsutvecklare@faltbiologerna.se. Lägg gärna in i er klubbmapp på Drive också så att det är lätt att hitta för er nästa styrelse.

☐ Fira hur bra ni gjort detta!

Nu är ni klara med årsmötet! Se till att berömma er själva och fira hur bra allt gick!

☐ Kom igång i nya styrelsen.

Nu är det dags för den nya styrelsen att ta över. I samband med årsmötet är det bra om den nya styrelsen bestämmer en tid för sitt första möte och byter kontaktuppgifter med varandra. Lycka till med ert arbete och glöm inte att ha roligt! I vår kunskapsbank finns en massa tips till klubbarna på aktiviteter och hur ni kan jobba ihop, t.ex på kom i gång i din klubbstyrelse-sidan.