Guide – Att arrangera klubbårsmöte

Att hålla klubbårsmöte

Under våren, varje år, behöver alla klubbar hålla årsmöte för att fortsätta finnas! Här finns en guide som innehåller all information som behövs för att klara årsmötet.

 

Om något är för klurigt, tveka inte att höra av dig till Fältbiologernas verksamhetsutvecklare – du hittar deras kontaktuppgifter här! Ofta kan någon kunnig person hjälpa med att hålla ert första årsmöte, så kan ni lära er under tiden.

 

Här under hittar du en checklista med allt ni behöver veta för att ordna ert klubbårsmöte. Checklistan är uppdelad i tre delar:

 

1. Förbered årsmötet

 

2. På årsmötet

 

3. Efter årsmötet

 

Lycka till med era klubbårsmöten!

hexagon

Vad är ett klubbårsmöte?

hexagon hexagon

Det är som klubbens födelsedagsfirande. Klubbårsmötet är ett tillfälle för er att tillsammans titta på vad ni har gjort, och planera vad ni helst vill göra nu. Ni går också igenom klubbens ekonomi (om ni har pengar) och väljer vilka personer som ska driva klubben (= vara styrelse).

hexagon

Varför ska man ha klubbårsmöte?

hexagon hexagon

Demokrati! Ett årsmöte hålls för att alla medlemmar i klubben kan tycka till och komma med förslag. Årsmöten är alltså en viktig grund i en förenings demokrati!

 

Ekonomi! En förening behöver ha årsmöten för att kunna få bidrag. När Fältbiologerna söker statsbidrag så är klubbarnas årsmötesprotokoll en av de saker som avgör hur mycket bidrag vi får. Ju flerklubbar, desto mer pengar till viktiga och roliga aktiviteter!

 

Lära känna varandra och ha kul! Årsmöten är även ett tillfälle att lära känna nya medlemmar, och göra något roligt tillsammans! Många klubbar brukar kombinera det formella mötet med nån annan aktivitet, till exempel en utflykt eller fikaknytis.

hexagon

Förbered möteshandlingarna (om ni hinner)

hexagon hexagon

På ett årsmöte ska man gå igenom några särskilda dokument, eller möteshandlingar. Bäst är att förbereda dem innan mötet. Om ni inte hinner så skriver ni ihop dem tillsammans på själva årsmötet. Kolla gärna in en lista med mallar för årsmöte, med länkar till exempel.

Skriv en lista över aktiviteter som ni har haft under det förra året. Detta är nu er verksamhetsberättelse!

 

Om klubben har använt pengar under året, skriv en lista på hur mycket pengar klubben har fått och vad ni har använt dem till. Detta är nu ert bokslut!

 

Förbered några idéer på saker ni vill göra nästa år. Tillsammans med eventuella förslag medlemmarna kommer med på mötet blir detta er verksamhetsplan.
Försök gissa ungefär vad era aktivitetsidéer kan tänkas kosta. Detta är nu er budget!

Om klubben har haft en revisor, skicka bokslutet till hen innan årsmötet, så att hen kan skriva en revisionsberättelse.

Steg för steg-klubbårsmöte

hexagon

1. Förbered mötet

hexagon hexagon

☐  Bestäm en tid och plats för årsmötet.

Årsmötet kan vara digitalt. Då kan ni använda er av Fältbiologernas Zoom. Kolla gärna in kommunikationsvertyg att läsa om hur du använder t.ex Zoom

 

☐ Bjud in alla klubbens medlemmar till mötet

Gör detta minst 14 dagar innan, och skriv tid, plats och dagordning. Det viktigaste är att ni lägger in kallelsen i Fältbiologernas kalender. Ni kan även göra ett mejlutskick och sprida eventet i Fältbiologernas sociala medier, för att lättare nå medlemmar som inte är aktiva än. Kontakta kansliet för inlogg och hjälp med mailutskick! Läs mer om detta i kommunikationsvertyg.

 

☐ Kolla vilka som vill driva klubben nästa år

= vara klubbstyrelse! Vill alla som är styrelsen nu fortsätta? Ni kan också fråga medlemmar som varit med på era aktiviteter, skriva i kallelsen att ni vill bli fler aktiva, göra ett utskick och skriva i Fältbiologernas sociala medier. Eller varför inte fråga den där kompisen som borde bli fältbiolog om hen vill engagera sig?

Om ni har en valberedning så är det valberedningens uppgift att hitta peppade medlemmar. Om ni inte har en valberedning så kan styrelsen göra det.

 

☐ Hitta någon som vill vara ordförande för årsmötet.

Fråga andra fältbiologer eller kansliet om ingen av er vill och kan!

hexagon

2. På årsmötet

hexagon hexagon

☐ Ni träffas!

Lär känna varandra och prata om vad ni längtar efter, vad är er vision för klubben den närmsta tiden? Fundera ihop några förslag på aktiviteter och annat som ni vill göra.

 

☐ Håll mötet!

Ha kul! Diskutera många roliga förslag och planera aktiviteter! Om ni är osäkra på vad alla mötespunkter i dagordningen innebär finns en mer detaljerad genomgång av alla punkterunder Förklaring av dagordningen på klubbårsmötet.Där finns även tips på hur ni kan lösa olika situationer som kan dyka upp.

 

☐ Skriv ett protokoll över vad ni bestämmer under mötet.

Ett protokoll är viktigt för att andra medlemmar ska kunna läsa vad ni har bestämt, även fast de inte kunde vara med på mötet. Årsmötesprotokoll behövs också när Fältbiologerna söker statsbidrag. Här finns exempel och mallar för klubbårsmöte

hexagon

3. Efter årsmötet

hexagon hexagon

☐ Fixa protokollet.

Tre personer som var på mötet ska skriva under protokollet (det kan ni göra digitalt med hjälp av kansliet) och skicka in det till verksamhetsutvecklare@faltbiologerna.se. Lägg gärna in i er klubbmapp på Drive också så att det är lätt att hitta för er nästa styrelse.

 

☐ Fira hur bra ni gjort detta!

Nu är ni klara med årsmötet! Se till att berömma er själva och fira hur bra allt gick!

 

☐ Kom igång i nya styrelsen.

Nu är det dags för den nya styrelsen att ta över. I samband med årsmötet är det bra om den nya styrelsen bestämmer en tid för sitt första möte och byter kontaktuppgifter med varandra. Lycka till med ert arbete och glöm inte att ha roligt! I vår kunskapsbank finns en massa tips till klubbarna på aktiviteter och hur ni kan jobba ihop, t.ex kom-igång-i-styrelsen-guiden.

Lila bakgrund med ikoner. Kurs i föreningskunskap mailkurs.
21 november 2022

Lär dig mer om Fältbiologerna – gå en mailkurs

Verktyg med ljusblå bakgrund
18 november 2022

Så här använder du fältbiologmailen och Google Drive

Barn som hoppar ut från en dator. Ljusblå bakgrund

Klubbsida på hemsidan

Barn som hoppar ut från en dator. Ljusblå bakgrund

Lägg upp evenemang i kalendern

Verktyg med ljusblå bakgrund

Hur du når ut till andra i Fältbiologerna

En person som skriver på en dator och håller möte med två fältbiologer

Program för digitala möten

Jamen då kör vi årsmöte, då!

Årsmöte är mycket lättare än vad det verkar. Som sagt, ta hjälp av kansliet om det verkar krångligt – vi fixar det! Och dela gärna med dig av dina bästa årsmötestips!

Lycka till!

Bild av Fältbiologernas verksamhetsutvecklare Moa, Emelie och Joakim som sitter på en bänk och vinkar glatt

Hej! Vi är Moa, Emelie och Joakim på Fältbiologerna – vi hjälper er att hålla klubbårsmöte och driva aktiviteter. Hör av dig till oss om du vill bolla idéer, få hjälp med att komma igång eller undrar något annat.

verksamhetsutvecklare@faltbiologerna.se 0703870134 Maila oss!