Inkluderingsverktyget – att hålla inkluderande möten
Att hålla ett inkluderande möte i Fältbiologerna
En stor del av vår verksamhet och de beslut som tas sker under möten. Därför är det jätteviktigt att alla möten är inkluderande, att alla får komma till tals och hänger med i beslut oavsett om det är ett stort eller litet möte och vilka som är med. Det är också viktigt att mötena präglas av lustfylldhet – det ska vara roligt och tryggt att träffas!
Mötet börjar egentligen redan vid inbjudan. Se till att skicka inbjudan i god tid och att mötet läggs på en tid och plats där så många som möjligt kan vara med. Se till att det finns en tydlig dagordning och bra underlag så att alla får rätt förutsättningar för att kunna ha ett bra möte.
Fundera också över vilka beslut som tas under informella möten, alltså möten utanför den formella strukturen som bara sker spontant mellan två eller flera personer utan att någon bjuds in. Behöver det vara så? Om inte – försök styra om dem till tillfällen då alla i gruppen är med.
Ojämn fördelning av talartid och att avbryta varandra är ofta vanligt under möten. Ibland kan det vara bra att i förväg bestämma hur länge alla får prata och ta tid med tidtagaruret på mobilen eller en app som hjälper en att mäta talartid mellan exempelvis kön eller ålder. Var också uppmärksam på skillnader i vilka som pratar på olika typer av punkter, till exempel om det är en rapportering eller ett tillfälle att säga vad en tycker.
Ta gärna fram gemensamma regler för möten (använd gärna vår checklista nedan) som ni går igenom varje gång ett möte börjar.
Övning
Reflektera kring frågorna nedan – gärna var för sig och sen i större grupp.
Vilka får prata, i vilken ordning och hur länge?
Vilka pratar på vilka slags punkter?
Hur sätts dagordningen och vem får lyfta frågor?
Hur skapar vi möten där alla får ta plats?
Vilka informella möten sker och vad beslutas där?
Checklista
- Vi ser till att alla får komma till tals och ger lika mycket plats som vi tar. Bra med rundor så alla får möjlighet att säga något om de vill. De av oss som vanligtvis tar plats bör ha detta aktivt i bakhuvudet och försöka lämna plats och inkludera andra.
- Vi har ett lugnt tempo och låter varandra prata till punkt.
- Vi tänker på tilltal och använder rätt pronomen. I ett möte med nya personer frågar vi efter pronomen.
- Vi bekräftar och lyfter varandra. Inga härskartekniker (oschyssta beteenden för att få makt), vi säger till exempel till om vi antecknar på mobilen/datorn eller väntar på ett viktigt samtal så de andra vet varför vårt fokus skiftar. Vi tänker på vad vårt kroppsspråk och våra ansiktsuttryck förmedlar.
- Vi provtänker och snälltolkar – alltså testar oss fram tillsammans och har förståelse för att tankar kanske inte är färdigformulerade direkt.
- Vi hjälps åt att hålla tider och ta pauser för att hänga med och hålla så bra koncentration som möjligt.
- Vi frågar vad något betyder om det finns risk för att någon kanske inte förstår ett svårt ord, en förkortning, ett internt skämt eller liknande.
- Vi använder mötestekniker som uppmuntrar alla till aktivt deltagande oavsett erfarenhet och vana att ta plats. Exempelvis genom smågruppsdiskussioner där fler ges plats. På riksårsmötet är riksstyrelsen ansvarig för att sådana mötestekniker används.
- Vi väljer mötesplatser som är trygga, alla ska kunna ta sig till och från platsen tryggt.
- På riksårsmötet ansvarar riksstyrelsen för att talarstatistik kopplad till könsfördelning förs.
Utvärdering
Glöm inte att göra en utvärdering efteråt och följa upp hur allting gick. Följde vi rutinerna? Fanns det några brister? Vad kan vi bli bättre på till nästa gång?
Vid större riksaktiviteter bör alltid en uppföljande enkät kommuniceras ut till deltagarna, som bl.a. undersöker deras upplevelse av inkludering/exkludering och se till att det lämnas över ordentligt om det är en ny grupp som ska ta över.
