Förklaring av dagordningen på klubbårsmötet

Förklaring av dagordningen på klubbårsmötet

Är du med i en klubb och ska hålla årsmöte, men är osäker på vad alla punkterna i dagordningen innebär? Kanske du är den som ska vara mötesordförande? Då har du hittat rätt! Om ni använder er av Fältbiologernas standardstadgar för klubbar så är det punkterna här nedanför som ska tas upp på årsmötet. Under varje punkt finns en kort beskrivning av vad punkten handlar om. 

 

Längst ner här hittar ni även info om några situationer som kan uppstå på årsmöten och tips på hur ni kan lösa dem.

hexagon icon

1. Mötets öppnande

chevron icon chevron icon

Oftast brukar någon i styrelsen öppna mötet.

hexagon icon

2. Beslut om mötets giltighet

chevron icon chevron icon

Här berättar styrelsen om hur de gjort för att kalla till årsmötet, och vad som står i stadgarna om detta. Sen tar årsmötet ett beslut om årsmötet är giltigt, det vill säga om det utlysts enligt vad som står i stadgarna. I standardstadgarna står det att mötet ska “tid, plats och vad som ska tas upp på mötet vara tillgängligt för medlemmarna senast två veckor i förväg”.

hexagon icon

3. Val av mötets ordförande

chevron icon chevron icon

Mötesordföranden är den som har extra ansvar för att se till att mötet kommer igenom alla punkter på dagordningen och fördelar ordet om flera vill prata.

hexagon icon

4. Val av mötets sekreterare

chevron icon chevron icon

Mötessekreteraren är den som skriver ner allt som beslutats på årsmötet.

hexagon icon

5. Val av minst en person att granska protokollet efter mötet

chevron icon chevron icon

Den som granskar protokollet efter mötet kallas justerare, och ska helt enkelt läsa igenom och titta så att det som står i protokollet stämmer.

hexagon icon

6. Godkännande av dagordning

chevron icon chevron icon

På denna punkt går ni kort igenom vilka punkter som ska diskuteras på dagens möte och godkänner dagordningen.

hexagon icon

7. Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet

chevron icon chevron icon

Om styrelsen har förberett en verksamhetsberättelse så går ni igenom den här. Medlemmarna har nu chans att ställa frågor om vad klubben har gjort under året som gått.

 

Sen tar medlemmarna beslut om ni ska lägga verksamhetsberättelsen till handlingarna. Detta betyder att ni tillsammans bestämmer att detta är förra årets verksamhetsberättelse. Om styrelsen inte har förberett en verksamhetsberättelse berättar ni bara vad klubben har gjort under året och skriver ner detta antingen i själva protokollet eller som en bilaga. Det behöver inte vara långt.

hexagon icon

8. Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi

chevron icon chevron icon

Här går styrelsen igenom sin ekonomiska berättelse. Medlemmarna har nu chans att ställa frågor om klubbens ekonomi förra året. Sen tar medlemmarna beslut om ni ska lägga den ekonomiska berättelsen till handlingarna. Detta betyder att ni tillsammans bestämmer att detta är förra årets ekonomiska berättelse.

 

Om styrelsen inte har förberett en ekonomisk berättelse berättar ni om vilka pengar klubben fått in under året (t.ex bidrag från riks) och vad klubben har lagt pengar på under året och skriver ner detta (sammanfattat) antingen i själva protokollet eller som en bilaga. Har ni inte använt några pengar så skriver ni bara det i protokollet.

hexagon icon

9. Revisorernas redovisning av styrelsens arbete förra året

chevron icon chevron icon

Här berättar revisorn om sin granskning av styrelsens arbete. Om ni inte har någon revisor så hoppar ni över den här punkten och går direkt på nästa. Ni kan skriva något i stil med  “klubben har inte haft någon revisor” i protokollet.

hexagon icon

10. Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse

chevron icon chevron icon

Här bestämmer medlemmarna om de tycker att styrelsen ska få ansvarsfrihet. Ansvarsfrihet innebär att medlemmarna godkänner styrelsens arbete. Detta innebär att den gamla styrelsen blir fri från ansvar och att den nya kan ta över.
Det är ovanligt att ett årsmöte INTE beviljar ansvarsfrihet, detta händer i mycket ovanliga fall, t.ex om de har knyckt föreningens pengar.

hexagon icon

11. Förslag från styrelse och medlemmar

chevron icon chevron icon

Om styrelsen eller medlemmarna har något förslag diskuterar ni och tar beslut om dem här. På punkt 11 och punkt 12 pratar ni om vad klubben ska göra och vad ni ska använda pengarna till. Förslag på den här punkten är ofta större saker, såsom att någon föreslår en ändring i stadgarna, att styrelsen föreslår att klubben ska läggas ner, att någon föreslår att klubben ska slås ihop med en annan klubb eller liknande.

hexagon icon

12. Beslut om årets verksamhetsplan

chevron icon chevron icon

Här diskuterar ni vad ni vill att klubben ska göra nästa år. Detta kan ni skriva ner antingen direkt i protokollet eller i en bilaga. Det behöver inte vara långt eller detaljerat, och ni kan såklart göra fler saker än vad ni skriver ner här.

hexagon icon

13. Beslut om årets budget

chevron icon chevron icon

Här bestämmer ni vad ni ska lägga klubbens pengar på det kommande året. Detta kan ni skriva ner antingen direkt i protokollet eller i en bilaga. Det behöver inte vara exakta siffror – en budget är alltid en slags gissning. Men beskriv på ett ungefär vad ni tänker.

hexagon icon

14. Val av årets styrelse

chevron icon chevron icon

Om ni har hunnit hitta kandidater till styrelsen så berättar ni om era förslag här.
Om ni inte har hunnit få ihop kandidater innan årsmötet så kan ni fråga på årsmötet vilka som vill sitta i styrelsen. För att bli vald till styrelsen måste man vara medlem i Fältbiologerna.

Om ni inte lyckas fylla de poster som ni vill, kan årsmötet välja att ge styrelsen i uppdrag att senare få välja in nya personer till de roller som finns kvar. Det innebär att man vakantsätter. Ett exempel: det finns tre kandidater till styrelsen, men årsmötet skulle vilja att styrelsen bestod av fem personer. Då kan ni välja de tre personerna till styrelsen och besluta att det dessutom finns två vakanta poster som styrelsen kan fyllnadsvälja till under året.

hexagon icon

15. Val av årets revisor

chevron icon chevron icon

Om er klubb har Fältbiologernas standardstadgar måste ni inte ha en revisor, men det är såklart bra om ni har en. Om ni har hunnit hitta någon som vill vara revisor så berättar ni om ert förslag här. Om ni inte har hunnit få ihop kandidater innan årsmötet så kan ni fråga på årsmötet om någon vill vara revisor.

Revisorn behöver inte vara medlem i Fältbiologerna. För att uppfylla krav från MUCF (som Fältbiologerna får statsbidrag från), ska klubbens revisor inte sitta i styrelsen, samtidigt eller året innan hen är revisor. Hen får inte heller vara familjemedlem till någon i styrelsen, eller anställd av Fältbiologerna. Ni måste inte följa MUCFs krav, men det är såklart bra om ni gör det så att vi kan räkna er som bidragsgrundande klubb (= mer pengar till kul aktiviteter).

hexagon icon

16. Val av årets valberedare

chevron icon chevron icon

Om er klubb har Fältbiologernas standardstadgar måste ni inte ha en valberedning, men det är såklart bra om ni har en. Om ni har hunnit hitta någon som vill vara valberedning så berättar ni om ert förslag här. Om ni inte har hunnit få ihop kandidater innan årsmötet så kan ni fråga på årsmötet om någon vill vara valberedning.

För att bli vald till valberedare måste man vara medlem i Fältbiologerna.

hexagon icon

17. Mötets avslutande

chevron icon chevron icon

När ni kommit fram till denna punkt är mötet slut.

Några situationer som ibland dyker upp på årsmöten

hexagon icon

En omröstning blev väldigt jämn

chevron icon chevron icon

Ofta brukar det stå i stadgarna hur omröstningar går till, exempelvis om majoritetsröstning gäller och hur man gör ifall två förslag får samma antal röster.

hexagon icon

Det finns ingen som vill driva klubben

chevron icon chevron icon

Ibland visar det sig att klubbens glada dagar är över, och man inser att det inte kommer bli några fortsatta aktiviteter i klubben. Tråkigt, men sånt händer. För att lägga ner en klubb, så behöver

 

  1. Styrelsen eller medlem lägga ett förslag om att lägga ner klubben. 
  2. Förslaget röstas igenom på årsmötet. Klubben läggs inte ned så länge det finns minst tre medlemmar som vill driva klubben.

 

Se era stadgar för vad som händer efter nedläggning. I standardstadgarna står det: “Om klubben läggs ned, ska alla klubbens skulder betalas och konton avslutas. Om klubben har pengar eller saker kvar, ska de skänkas antingen till (1) Fältbiologernas riksförening, eller (2) det distrikt i Fältbiologerna som klubben är med i.”

En myrstack med texten Kunskapsbanken

Är det något som saknas här? Bidra gärna till kunskapsbanken! Läs mer i vår guide hur du gör för att bidra.

Du kan såklart också bara maila med material och tips på ändringar 🙂

kunskapsbanken@faltbiologerna.se Bidra till kunskapsbanken