Att hålla medlemsmöten med din klubb
Medlemsmöte-ett forum för deltagande
Som klubbstyrelse är det viktigt att inte tappa kontakten med medlemmarna och få dem att känna att de kan bidra med aktiviteterna i klubben trots att de inte sitter i styrelsen. Ett forum där klubbens medlemmar kan träffa dig och övriga styrelsen och få insikt i allt som försiggår bakom kulisserna är därför både roligt, givande och kan gör att steget från aktiv medlem till aktiv i styrelsen inte behöver kännas lika stort. Dessutom möjliggör det för fler medlemmar att vara delaktiga i olika saker som kommit in till klubben och effektivt formulera svar i det lokala politiska påverkansarbetet.
Ha en bra samlingsplats
Ifall klubben har en bra samlingsplats kan klubben tänka på att genomföra medlemsmöten snarare än styrelsemöten. Då fattas ekonomiskt bindande beslut på styrelsemötena men klubbens generella inriktning blir mer gräsrotsstyrd. I den gamla klubbpärmen (1989) fanns en rekommendation att en klubb med reguljära medlemsmöten (1-2 gånger per månad) inte behövde ha styrelsemöten mer än 3 gånger samma år. Dagens digitala värld ger kanske andra förutsättningar, det är alltså upp till klubbstyrelsen.
Tips för att få saker gjort
Det kan vara väldigt roligt att hålla ett medlemsmöte. Kompisar i klubben, nya nyfikna medlemmar och massa roliga idéer samlas på samma ställe. Vad kan gå fel? Mer än vad man kan tro. Risken finns alltid att besluten som ni ville fatta försvinner och blir oklara bland gott fika och rövarhistorier, och trots att mötet var väldigt trevligt är styrelsen mindre klar på nästa steg i handlingsplanen. Ibland kan beslut ha fattats utan att det finns någon som blivit ansvarig att genomföra beslutet. Följande finns några tips för att undvika sådana problem.
1. Kom dit med en plan
Vad ska ni besluta om? Detta ska vara tydligt för samtliga deltagare i början av mötet. För en mindre grupp kan man såklart fixa en dagordning på plats. Men för att hålla det strukturerat är det bra ifall det finns en ganska färdig dagordning redan innan mötet. Det är bra om det finns ett sätt för medlemmar att lägga till punkter på dagordningen redan innan. Ifall medlemsmötet ska diskutera någon politisk handling från klubben är det bra om det finns något form av underlag (utkast på förslag, planhandlingar, uttalande från en politiker, etc.)
2. Håll idéerna öppna men var realistisk
Det är viktigt att alla känner att de kan komma till tals, så var uppmuntrande mot medlemmar som kommit dit. Är du skeptisk till en idé, slå inte ner den utan . “Vi ska vara klara till 3:e april, tror du vi hinner inventera alla kommunens våtmarker tills dess?”. Att formulera bra idéer görs tillsammans, en uppmuntrande mötesledare är också jättestöttande för de som har svårt att ta plats (mer om inkluderande möten finns i kunskapsbanken
3. Tydlig uppföljning
Det som beslutas på mötet måste också verkställas efter mötet, bestäm en dag då det ska vara verkställt, låt inte något hänga i luften efter mötet. Ifall det gäller att skriva ihop kalendarier, göra bidragsansökningar eller dylikt kan det vara bra att utse en arbetsgrupp som bestämmer en arbetsträff på själva medlemsmötet. Då vet ni också till vilket medlemsmöte/styrelsemöte ni ska be om uppföljning om hur det gått för gruppen.
4. Locka med något kul
För att så många som möjligt ska vara nöjda kan det vara kul att locka med aktivitet kopplad till medlemsmötet, exempelvis fika, brännboll, filmvisning eller fågelskådning. Att inleda med en föreläsning föredragen av någon i klubben är både kul och lärorikt, både för föreläsaren och de andra närvarande.
Följande ges några förtydligande exempel på hur medlemsmöten kan gå till och hur de kan hjälpa din klubb att få struktur i aktiviteterna.
Exempel: Återkommande aktivitetsplanering
Tobias Larsson:
Ett beprövat koncept för att organisera sin klubb är att hålla medlemsmöten som informerar om kommande aktiviteter och öppnar upp för tillägg och ändringar i planerna. Detta för att ge insyn i processen innan aktiviteterna utlyses på hemsidan, printas i kalendarier och publiceras på sociala medier. Lundaklubben, där jag var styrelseledamot, hade mot slutet av hösten ett planeringsmöte inför våren och vice versa för hösten. Till varje medlemsmöte förberedde styrelsen utkast till ett antal aktiviteter som skulle hållas kommande termin och genomföras i styrelsens regi. Medlemmarna kan då lämna synpunkter och berätta ifall de själva vill organisera något till kommande termin. Att ge medlemmarna en överblick över året på exempelvis ett stort papper, whiteboard, eller powerpoint, enligt följande modell har funkat fint för vår klubb.
Är det något som saknas här? Bidra gärna till kunskapsbanken! Läs mer i vår guide hur du gör för att bidra.
Du kan såklart också bara maila med material och tips på ändringar 🙂